Expédition de Quanzhou (Chine) à Mie (Japon) : comment le souci du détail permet de gagner la confiance à long terme des clients japonais.
Le 28 juillet 2026, j'ai reçu une demande de renseignements du Japon. L'expéditeur, Yamada, était directeur des ventes dans une société commerciale. Il souhaitait expédier un lot de tapis gonflables pour les pieds de Quanzhou, en Chine, vers la préfecture de Mie, au Japon, selon les conditions EXW.porte à porteLe fournisseur ne possédait pas les qualifications requises pour l'exportation, et nous étions nécessaires en tant qu'exportateur pour gérer le dédouanement.
L'envoi comprenait 11 cartons de tapis de sol gonflables, d'un poids total de 115,5 kg et d'un volume de 0,5 m³. Yamada disposait déjà d'un code d'importateur japonais et d'un compte NACCS en temps réel ; le dédouanement à l'importation n'a donc posé aucun problème et il n'avait pas besoin que nous nous chargions du dédouanement au port de destination.
J'ai répondu le jour même.
Réponse rapide, solutions multiples
Au lieu de proposer un prix unique, j'ai préparé trois options : Express DDU,Fret maritimeDDP, etFret aérienDDP. Chaque option indiquait le détail des coûts, les délais de livraison et les éléments inclus/exclus.
La transparence est essentielle pour les acheteurs étrangers. Yamada devait comparer les options et comprendre les avantages et les inconvénients de chacune. Je lui ai fourni suffisamment d'informations pour qu'il puisse prendre une décision, au lieu de simplement lui communiquer un prix. Il a répondu le jour même, et je lui ai immédiatement posé deux questions importantes : le tapis contient-il des piles ? Est-ce une marque ?
Des questions de suivi proactives contribuent à atténuer les risques liés au dédouanement.
Ces deux questions semblent simples, mais de nombreux transitaires les négligent facilement.Les produits contenant des batteries sont considérés comme des marchandises dangereuses, nécessitant une manutention spéciale et un dédouanement ; les produits de marque peuvent impliquer des questions de propriété intellectuelle et de licences.
Yamada a rapidement répondu : « Pas de piles, c’est un tapis gonflable en PVC, et il porte une marque. » J’ai aussitôt demandé : « Est-ce votre propre marque ? Veuillez me fournir une photo du produit avec le logo. » Je devais confirmer que vous étiez bien le propriétaire de la marque, car cela détermine si des documents supplémentaires sont nécessaires pour la déclaration en douane à l’exportation.
Il a envoyé des photos du produit, confirmant qu'il s'agissait de sa propre marque. De ce fait, aucune autorisation de marque supplémentaire n'était requise et le produit pouvait être déclaré comme marchandise générale. Bien que cette procédure de confirmation ait nécessité quelques échanges de courriels supplémentaires, elle a permis d'éviter d'éventuels retards au dédouanement et des frais additionnels. Pour les acheteurs étrangers, ce contrôle de conformité proactif est inestimable.
Attente patiente, organisation de la prise en charge sans précipitation
Le fournisseur se trouvait à Quanzhou, dans le Fujian, mais Yamada n'avait pas ses coordonnées. Il a dit qu'il devait attendre une réponse. Je ne l'ai pas pressé, me contentant de lui relancer discrètement tous les deux ou trois jours. Je savais que la communication entre acheteurs et fournisseurs prenait du temps dans le cadre d'achats internationaux.
Finalement, le 6 août, Yamada a obtenu les coordonnées du fournisseur : un entrepôt d’une société de transport international situé à Quanzhou. La marchandise était prête à être enlevée. J’ai immédiatement contacté l’entrepôt pour confirmer la réception de la marchandise et organiser l’enlèvement.
Tout au long de ce processus, je n'ai jamais renvoyé le problème au client, mais j'ai assuré une coordination proactive. Cette fluidité est essentielle pour les acheteurs internationaux. Inutile de courir après les fournisseurs, de trouver des chauffeurs ou de gérer vous-même l'entreposage. Nous nous occupons de tout.
Consultez notre service commercial concernant vos expéditions en provenance de Chine :sales16@senghorlogistics.com
Communication transparente concernant les règles de poids et de facturation
Après l'arrivée des marchandises dans notre entrepôt, nous les avons pesées une seconde fois. Le poids réel était de 108 kg. Cependant, le service de messagerie a unpoids minimum facturable de 120 kgAutrement dit, que le poids réel soit de 108 kg ou de 115,5 kg, le poids facturé sera de 120 kg et la facture finale sera la même.
J'ai clairement expliqué cette règle à Yamada. Je n'ai rien caché ni cherché à la dissimuler. Je lui ai expliqué la différence entre le poids volumétrique et le poids réel, et pourquoi le poids facturé final est de 120 kg.Pour les clients étrangers, leur plus grande crainte concerne les frais cachés et les augmentations de prix qui en découlent.J'ai choisi d'expliquer cela à l'avance afin que le client soit au courant.
La transparence totale tout au long du processus rassure le client.
Une fois les marchandises expédiées, j'ai immédiatement fourni le numéro de suivi.
Je lui ai également expliqué que FedEx ne communique pas les informations de l'expéditeur au destinataire à l'avance, mais que l'équipe locale au Japon le contacterait pour la livraison dès l'arrivée des marchandises. Ces échanges, en apparence anodins, sont pourtant essentiels pour instaurer la confiance. Les clients internationaux ont besoin de connaître l'avancement de chaque étape et de pouvoir poser leurs questions à tout moment. C'est ce que j'ai fait.
La marchandise est arrivée sans problème, les clients ont été félicités.
Yamada a répondu : « La marchandise est arrivée sans problème. Les droits de douane et les taxes ont été déduits de mon compte FedEx comme prévu. Merci pour votre aide lors de l’expédition. »
Quels services un transitaire professionnel peut-il vous proposer en tant qu'acheteur étranger ?
Ce cas nous montre qu'un transitaire fiable peut vous offrir bien plus que du simple transport :
* Nous proposons rapidement plusieurs options de livraison, vous permettant de comparer les délais et les coûts et de faire un choix éclairé.
* Vérifiez de manière proactive les risques de non-conformité, tels que les batteries et les autorisations de marque, afin d'éviter les retards de dédouanement et les frais supplémentaires.
* Nous coordonnons l'enlèvement avec les fournisseurs, vous évitant ainsi de gérer vous-même les processus fastidieux liés aux usines, aux chauffeurs et aux entrepôts.
* Expliquez de manière transparente les règles de facturation, notamment le poids volumétrique, le poids réel et le poids minimum facturable, en éliminant les frais cachés.
* Nous assurons le suivi et la réponse à vos questions tout au long du processus, grâce à un personnel dédié qui intervient à chaque étape et vous permet de rester informé de l'avancement.
En définitive, nous voulons vous permettre de vous concentrer sur votre cœur de métier, en nous confiant tous les détails logistiques.
Choisir un transitaire ne se résume pas à comparer les prix, mais aussi à prendre en compte les détails de ses services. Chez Senghor Logistics, nous gérons tout, vous faisant ainsi gagner du temps et de l'énergie.
Pour tous vos besoins d'expédition depuis la Chine, quelle que soit la taille de votre commande, n'hésitez pas à nous contacter. Nous mettrons tout en œuvre pour gagner votre confiance grâce à un service irréprochable.
Vous pouvez envoyer un courriel pour contacter notre experte en logistique, Amy.
Date de publication : 15 septembre 2026
