Vận chuyển hàng hóa từ Tuyền Châu, Trung Quốc đến Miê, Nhật Bản: Làm thế nào sự chú trọng đến từng chi tiết giúp giành được lòng tin lâu dài của khách hàng Nhật Bản?
Ngày 28 tháng 7 năm 2026, tôi nhận được một yêu cầu từ Nhật Bản. Người gửi là Yamada, quản lý bán hàng tại một công ty thương mại. Ông ấy cần vận chuyển một lô thảm hơi từ Tuyền Châu, Trung Quốc đến tỉnh Miê, Nhật Bản theo điều khoản EXW.tận nhàdịch vụ. Nhà cung cấp thiếu giấy phép xuất khẩu, và chúng tôi, với tư cách là nhà xuất khẩu, cần phải xử lý thủ tục hải quan.
Lô hàng gồm 11 thùng thảm hơi lót chân, tổng trọng lượng 115,5 kg và thể tích 0,5 m³. Yamada đã có mã số nhà nhập khẩu Nhật Bản và tài khoản NACCS thời gian thực, nên thủ tục nhập khẩu không gặp vấn đề gì; ông ấy không cần chúng tôi xử lý thủ tục thông quan tại cảng đến.
Tôi đã trả lời ngay trong ngày hôm đó.
Phản hồi nhanh chóng, nhiều giải pháp
Thay vì đưa ra một mức giá duy nhất, tôi đã chuẩn bị ba lựa chọn: Express DDU,Vận tải đường biểnDDP vàVận tải hàng khôngDDP. Mỗi tùy chọn được liệt kê đều có bảng phân tích chi tiết về chi phí, thời gian giao hàng và các mặt hàng được bao gồm/không bao gồm.
Tính minh bạch rất quan trọng đối với người mua ở nước ngoài. Yamada cần so sánh các lựa chọn và hiểu rõ ưu điểm, nhược điểm của từng loại. Tôi đã cung cấp cho anh ấy đủ thông tin để đưa ra quyết định, thay vì chỉ gửi cho anh ấy một con số giá. Anh ấy trả lời ngay trong ngày hôm đó, và tôi lập tức đặt ra hai câu hỏi quan trọng: Tấm thảm có chứa pin không? Nó có thương hiệu không?
Việc chủ động đặt câu hỏi tiếp theo giúp giảm thiểu rủi ro khi thông quan.
Hai câu hỏi này tưởng chừng đơn giản, nhưng nhiều người làm trong lĩnh vực giao nhận vận tải lại dễ dàng bỏ qua chúng.Các sản phẩm có chứa pin được coi là hàng hóa nguy hiểm, đòi hỏi quy trình xử lý đặc biệt và thủ tục hải quan phức tạp; các sản phẩm mang thương hiệu có thể liên quan đến vấn đề sở hữu trí tuệ và cấp phép.
Yamada nhanh chóng trả lời: Không phải pin, đó là tấm thảm bơm hơi bằng PVC, và nó có thương hiệu. Tôi lập tức hỏi tiếp: "Đó có phải là thương hiệu của anh không? Vui lòng cung cấp ảnh sản phẩm có logo." Tôi cần xác nhận quyền sở hữu thương hiệu, vì điều này liên quan trực tiếp đến việc có cần thêm giấy tờ gì khi khai báo hải quan xuất khẩu hay không.
Anh ấy đã gửi ảnh sản phẩm, xác nhận đó là thương hiệu của riêng mình. Điều này có nghĩa là không cần thêm giấy phép thương hiệu nào nữa, và hàng hóa có thể được khai báo là hàng hóa thông thường. Mặc dù quá trình xác nhận này mất thêm một vài email, nhưng nó đã tránh được những chậm trễ tiềm tàng trong thủ tục hải quan và các chi phí phát sinh. Đối với người mua ở nước ngoài, việc kiểm tra tuân thủ chủ động này là vô cùng quý giá.
Kiên nhẫn chờ đợi, phối hợp việc đón khách mà không vội vàng.
Nhà cung cấp ở Tuyền Châu, Phúc Kiến, nhưng Yamada không có thông tin liên lạc của họ. Anh ấy nói cần phải đợi phản hồi từ nhà cung cấp. Tôi không giục anh ấy, chỉ nhẹ nhàng nhắc nhở vài ngày một lần. Tôi hiểu rằng việc liên lạc giữa người mua và nhà cung cấp cần thời gian trong mua sắm xuyên biên giới.
Cuối cùng, vào ngày 6 tháng 8, Yamada đã có được thông tin liên lạc của nhà cung cấp—một kho hàng của công ty giao nhận vận tải quốc tế tại Tuyền Châu. Hàng hóa đã sẵn sàng để lấy. Tôi lập tức liên hệ với kho hàng, xác nhận rằng tất cả hàng hóa đã đến và sắp xếp việc lấy hàng.
Trong suốt quá trình này, tôi không hề chuyển vấn đề lại cho khách hàng mà chủ động phối hợp giải quyết. Trải nghiệm liền mạch này rất quan trọng đối với người mua hàng ở nước ngoài. Bạn không cần phải liên hệ với nhà cung cấp, tìm tài xế hay tự mình sắp xếp kho bãi. Chúng tôi lo liệu mọi thứ cho bạn.
Vui lòng liên hệ bộ phận bán hàng của chúng tôi để được tư vấn về các lô hàng từ Trung Quốc:sales16@senghorlogistics.com
Trao đổi thông tin trung thực về quy tắc cân nặng và thanh toán.
Sau khi hàng hóa đến kho của chúng tôi, chúng tôi đã cân lại lần thứ hai. Trọng lượng thực tế là 108 kg. Tuy nhiên, kênh chuyển phát nhanh có...Trọng lượng tối thiểu được tính phí là 120 kgNói cách khác, dù trọng lượng thực tế là 108 kg hay 115,5 kg, trọng lượng tính vào hóa đơn vẫn là 120 kg, và tổng hóa đơn cuối cùng vẫn như nhau.
Tôi đã giải thích rõ ràng quy tắc này cho Yamada. Tôi không giấu giếm hay cố gắng làm cho nó khó hiểu. Tôi đã giải thích sự khác biệt giữa trọng lượng thể tích và trọng lượng thực tế, và lý do tại sao trọng lượng tính cước cuối cùng là 120 kg.Đối với khách hàng nước ngoài, nỗi lo lớn nhất của họ là các khoản phí ẩn và việc tăng giá sau đó.Tôi quyết định giải thích điều này trước để khách hàng nắm được thông tin.
Sự minh bạch hoàn toàn trong suốt quá trình mang lại sự an tâm cho khách hàng.
Sau khi hàng hóa được vận chuyển, tôi đã cung cấp ngay số vận đơn.
Tôi cũng nói với anh ấy rằng FedEx không cung cấp thông tin người gửi hàng cho người nhận trước, nhưng đội ngũ địa phương tại Nhật Bản sẽ liên hệ với anh ấy để giao hàng khi hàng đến nơi. Những thông tin liên lạc tưởng chừng nhỏ nhặt này thực chất lại rất quan trọng để xây dựng lòng tin. Khách hàng ở nước ngoài cần biết tiến trình của từng bước và cần người giải đáp thắc mắc của họ bất cứ lúc nào. Tôi đã cung cấp điều đó.
Hàng hóa được giao suôn sẻ, nhận được lời khen ngợi từ khách hàng.
Ông Yamada trả lời: "Hàng hóa đã được giao suôn sẻ mà không gặp vấn đề gì. Thuế hải quan và các loại thuế khác đã được trừ vào tài khoản FedEx của tôi như dự kiến. Cảm ơn sự giúp đỡ của các bạn trong quá trình vận chuyển."
Với tư cách là người mua hàng ở nước ngoài, bạn có thể nhận được những dịch vụ gì từ một công ty giao nhận vận tải chuyên nghiệp?
Từ trường hợp này, chúng ta có thể thấy rằng một công ty giao nhận vận tải đáng tin cậy có thể cung cấp cho bạn nhiều hơn chỉ là dịch vụ vận chuyển:
* Nhanh chóng cung cấp nhiều tùy chọn vận chuyển, cho phép bạn so sánh thời gian và chi phí để đưa ra lựa chọn sáng suốt.
* Chủ động kiểm tra các rủi ro về tuân thủ quy định, chẳng hạn như pin và giấy phép thương hiệu, để tránh chậm trễ trong thủ tục hải quan và các khoản phí phát sinh.
* Phối hợp với nhà cung cấp để lấy hàng, giúp bạn không cần phải tự mình xử lý các quy trình phức tạp liên quan đến nhà máy, tài xế và kho hàng.
* Minh bạch giải thích các quy tắc tính phí, bao gồm trọng lượng thể tích, trọng lượng thực tế và trọng lượng tối thiểu phải trả, loại bỏ các khoản phí ẩn.
* Theo dõi và giải đáp thắc mắc trong suốt toàn bộ quy trình, với đội ngũ nhân viên chuyên trách theo dõi sát sao từng giai đoạn, giúp bạn luôn được cập nhật về tiến độ.
Tóm lại, bạn có thể tập trung vào hoạt động kinh doanh cốt lõi của mình, còn tất cả các chi tiết hậu cần sẽ do chúng tôi lo.
Việc lựa chọn một công ty giao nhận vận tải không chỉ đơn thuần là so sánh giá cả, mà còn liên quan đến các chi tiết dịch vụ. Tại Senghor Logistics – chúng tôi xử lý mọi chi tiết, giúp bạn tiết kiệm thời gian và công sức.
Nếu bạn có bất kỳ nhu cầu vận chuyển hàng hóa nào từ Trung Quốc, bất kể kích thước, vui lòng liên hệ với chúng tôi. Hãy để chúng tôi chứng minh điều đó bằng dịch vụ tận tâm và chu đáo của mình để giành được sự tin tưởng của bạn.
Bạn có thể gửi email để liên hệ với chuyên gia hậu cần của chúng tôi, Amy.
Thời gian đăng bài: 15/09/2026
